プロジェクト管理ツールAsanaのメリットと無料で使える機能の紹介




Asanaというプロジェクト管理ツールをご存知でしょうか。

私は現在プライベートで使っているのですが、あまり個人でのタスク管理ツールとして根付いていない様なので使い方などを紹介していきたいと思います。使ってまだ数ヶ月なので模索している部分もありますが、すごくおすすめのツールです。

長くなりそうなので、今回は基本的な機能やサービスのお話です。

私はTrelloやTodoistから乗り換えた形になるので、ちらほらとそのあたりと比べたりします。

はじめに:Asanaの生まれた背景

AsanaはFacebookの共同創業者の2名、ダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)がFacebook開発のために作ったWebベースのプロジェクト管理ツールです。

簡単なユーザー登録をすれば、無料でウェブブラウザ、iOS App、Androidアプリで使うことができます。

非生産的なメールや会議を減らす新たな手段として作られたAsanaは、元は「Tasks」という名前の社内用ツールでしたが、導入後はエンジニアが使う以外にもどんどん広がっていったそうです。

はじめはFacebookのために開発されていたものの、もっと注力して開発すべきプロダクトだと確信した2人はFacebookから退社してAsanaを創設します。その後2012年にユーザー向けにローンチし、2015年には大幅なリニューアルがされました。

2018年には大規模な資金調達もあり、今後は日本語対応も予定しているとのこと。

Asanaの顧客には、Google、NASA、Uber、Airbnb、Spotify、Tesla、Dropbox、Sluckなど、世界でもっとも有名な企業が並びます。

名前の意味は?
Asana=アーサナという言葉は、現在はヨガのポーズ(坐法・体位)を意味します。もともとは瞑想のための座り方として記されていたそうなので、「正しく行われることで本来の力が活性化する、発揮できる」という意味ではないかと思います。

そもそもプロジェクト管理ってなに?という方は以下の記事もわかりやすいかと思うのでどうぞ。

サルでもわかるプロジェクト管理

 

Asanaの気に入っている点、特徴は?

Asanaの初期開発から約10年ほど経った現在では、様々なプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールがあります。

私はTodoistやTrelloの使い勝手も好きでした。過去にはWunderlistや、仕事ではBacklogなども使いました。

その上で、「Asana」の特徴や好きなところはどんなところでしょうか?

Asanaのここがお気に入り!

  • Mac, Win, iOS, Androidで使える!
  • 無料版でもプロジェクト、タスクの作成数に制限なし!
  • マウスでもキーボードでも直感的に操作ができる、使いこなせてないけどショートカットも多い
  • 無料版でも15人までのチームを作れる(もちろん有料版ではもっと!)
  • プロジェクトの管理方法が2種類ある(リスト形式とボード形式)
  • プロジェクトを横断した「マイタスク」が表示できる
  • 他サービスとの連携が公式で有り!

気に入ってるポイントはこのあたりなのですが、無料版でもストレスなく使えることが大きな特徴だと思っています。

個人や小規模な運営だったら無料で良いのでは?という感じですね。

あとはおもしろいと思っているのは、プロジェクトをリスト形式もしくはボード形式(いわゆるカンバン式)で管理できるところです。

これってあんまり見かけないような気がします。

リスト式のプロジェクトは上のような画面です。

見出しを作れたり、タスクごと(サブタスクも)に担当をふれるのでわかりやすい画面です。

またこれもAsanaの特徴なんですが、自分が担当になっているタスクは画面左上の「MY TASKS」でプロジェクトに関係なく全て見れます。

マイタスクは締め切りやプロジェクト毎などで並べ替える事もできてスッキリです。これがまた便利なんです。Trelloではプロジェクトをまとめて見通すことが出来なかったから!

ボード式ではこのような画面です。カンバン式とも言われていますね。

自分の身近な例でいうと、、

普段の「買い物リスト」はリスト式が楽だし、

書きたいもののアイディア出し〜進捗管理をしている「エディトリアルカレンダー」や、画像を集めておきたいときなどはボード式が使いやすいです。

どちらかだけでも良い人もいるかもしれませんが、様々なツールを使うのは煩雑なので一つのプロダクトでどちらも使えるのはメリットでしょう。

私の場合は、この機能があることでTodoist+Trelloで行っていたことを一つにまとめられました。

 

Asanaの基本の機能

上で「プロジェクト」という言葉を使いましたが、Asanaに登録すると、まず大枠として「ワークスペース」が与えられます。

その中にプロジェクトを作り、プロジェクトの中で「タスク」を作成していくイメージです。

Asanaの大まかな作りはこのような感じです。

各チームはワークスペースを作成し、ワークスペース内でプロジェクトを、プロジェクト内でタスクを管理する。

利用者は各タスクに注記・コメント・ファイル・タグを付与でき、プロジェクトやタスクの進捗を手動で確認できる。

変更時には、各自の受信箱に更新内容が配信される。
参照:wikipedia

各機能ではこのようなことができます。(無料版)

ワークスペース
・チームで共有可能
・ワークスペース自体を増やすこともできる(社内共有用と個人用など)
プロジェクト
・チームへの公開、メンバー限定、プライベート(非公開)で作れる
・プロジェクトごとに「投稿機能(Conversations)」「カレンダー」「進捗管理(Progress)」がある
・プロジェクト内にタスクを作っていく
タスク
・「Descliption」タスクの説明
・担当者を設定できる
・締め切り日を設けられる
・「いいね(Like this)」できる
・コメントできる
・ファイル添付可能
・サブタスクが作れる
・タスクは複数プロジェクトに設定可能
マイタスク
・自分が担当しているタスクをリスト形式にして見れる
・自分のタスクをプロジェクト、期日、未完了/完了などでソート可能

こういった小さな機能の積み重ねで使い勝手が大幅に変わりますよね。参考にしてみてください。

現状英語のサービスですが、簡単な単語と使いやすい画面なので、英語が得意でない私も普通に使っています。

 

まとめ

以上、簡単にですがAsanaの生まれた背景と、無料版の主な機能のご紹介でした。

公式サイトでは職業(チーム)別の使い方の提案があったり、ヘルプにも動画が多くて充実しているので、検討している方はぜひ見てみてください。

詳しい使い方など、続きも書きたいと思っています!

Asana